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Sehr geehrte Damen und Herren!
Ab 25. Mai 2018 ist es soweit: Ab diesem Zeitpunkt sind die neuen Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie des österreichischen Datenschutzgesetzes (DSG) in der Fassung des Datenschutz-Anpassungsgesetzes 2018 anzuwenden. Aber was bedeutet das für Sie? Um welche Daten geht es? Derzeit sind sowohl natürliche als auch juristische Personen im Schutzbereich des österreichischen Datenschutzgesetzes. Ab 25. Mai 2018 steht hingegen nur mehr der Schutz personenbezogener Daten natürlicher Personen im Fokus. Unter personenbezogenen Daten sind dabei all jene Angaben über Betroffene zusammengefasst, auf deren Grundlage die Identität des Betroffenen bestimmt werden kann oder bestimmbar ist, also z.B. Namen, Adressen, Geburtsdaten, Kontonummern, IP-Adressen etc. Welche Rechte haben Betroffene? Welche Pflichten haben Sie? Werden personenbezogene Daten – wie in einem Immobilienbüro tagtäglich üblich - verarbeitet, hat der Betroffene gemäß DSGVO u.a. das Recht auf kostenlose* Auskunft, Berichtigung, Löschung, Datenübertragbarkeit sowie Einschränkung der Verarbeitung. Um Anfragen von Betroffenen in diesem Zusammenhang erfüllen zu können, ist es daher notwendig zu wissen, welche konkreten Daten wo gespeichert, wie erhoben und verwendet, sowie insbesondere an wen übermittelt werden/wurden. Zumal der Betroffene Auskunft über alle ihn betreffenden verarbeiteten Daten, den Zweck der Verarbeitung, die Kategorie der personenbezogenen Daten (z.B. Stammdaten, Kontaktdaten, Rechnungsdaten, …) und über die Herkunft der Daten verlangen kann. Darüber hinaus ist auf Verlangen auch eine Kopie der Daten bereitzustellen. Wie unterstützt TopREAL Sie? TopREAL wird Sie in diesen Bereichen mit einem automatisierten DSGVO-Datenauszug unterstützen, der Ihnen per Knopfdruck auflistet, welche Daten z.B. von einem Interessenten in Ihrer TopREAL Datenbank gespeichert sind – d.h. auch in der TopREAL Dokumenten-Verwaltung, wo sich z.B. Ihre verschickten Angebote befinden! Diesen Datenauszug können Sie dann dem Betroffenen aushändigen oder per E-Mail senden. Zusätzlich werden Sie in TopREAL die Möglichkeit haben, eben jene personenbezogenen Daten auf Verlangen aus Ihrer Datenbank physikalisch zu löschen. Selbstverständlich mit einem entsprechenden Mitarbeiter-Rechtesystem abgesichert. Die Herkunft der Daten können Sie ja bereits seit langem in TopREAL auf der Adress-Maske vermerken. Entsprechende Vorauswahllisten können individuell erstellt und erweitert werden. Auch wird die Daten-Herkunft auf dem TopREAL DSGVO-Datenauszug aufgelistet sein. Stichwort Speicherdauer Gemäß DSGVO müssen personenbezogene Daten in einer Form gespeichert werden, die die Identifizierung der betroffenen Personen nur so lange ermöglicht, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist. Dies erfordert insbesondere, dass die Speicherdauer auf das unbedingt erforderliche Mindestmaß beschränkt bleibt. Darüber hinaus besteht einerseits für jeden Betroffenen das Recht auf Auskunft über die Speicherdauer der Daten sowie andererseits beim Immobilienbüro schon bei der Datenerhebung die Informationspflicht über die Speicherdauer. So ist laut ÖVI z.B. bei einer Anfrage zu einem Objekt, bei der kein Provisionsanspruch aufgrund einer Vermittlung besteht, von einer Aufbewahrungsdauer von drei Jahren auszugehen. Wogegen bei einem provisionspflichtigen Abschluss eine Speicherdauer von sieben Jahren nach Ende des Jahres, in dem der Vertrag erfüllt wurde und Rechnung gelegt wurde, gilt. Die Speicherdauer kann aber auch 22 Jahre betragen – etwa aufgrund des USTG bei Vorsteuerabzug des Vermieters zur Erfüllung einer Nachweisverpflichtung gegenüber den Finanzbehörden. Zu beachten sind hierbei jedenfalls die unterschiedlichen Aufbewahrungspflichten, wie Sie im Rahmen des Rechnungs-, Steuer-, Zoll- und Vertragswesens, vorgeschrieben sind. Eine gesammelte Auflistung bundesgesetzlicher Fristen finden Sie hier. TopREAL wird Ihnen in diesem Zusammenhang die Möglichkeit bieten, bei jedem Adress-Datensatz die Speicherdauer festzulegen, beim oben genannten DSGVO-Datenauszug anzuführen und als Filtermöglichkeit in der Adress-Liste zur Datenbankbereinigung zu verwenden. Welche Informationspflichten bestehen noch? Laut DSGVO muss jede natürliche Person, also z.B. der Abgeber oder Interessent, bereits beim ersten Kontakt darüber informiert werden, welche konkreten Daten (z.B. Kontaktdaten, Objektdaten) zu welchem Zweck (z.B. Erfüllung des Maklervertrages) und aufgrund welcher Rechtsgrundlage (z.B. Maklervertrag, Vertragsanbahnung) erhoben werden – sowie an welche Empfänger die Daten u.U. weitergegeben (z.B. Vertragserrichter, Finanzinstitute) werden. Auch über die Rechte als Betroffener (z.B. das Auskunftsrecht, das Recht auf Löschung oder Berichtigung etc. siehe oben) sowie das Widerrufsrecht und Beschwerderecht ist zu informieren. Es ist daher gemäß ÖVI empfehlenswert, ein entsprechendes Datenschutz-Informationsblatt sowohl für Auftraggeber als auch für Interessenten offline oder online bereit zu stellen, in dem die notwendigen Informationen gem. Art. 13 DSGVO enthalten sind. Das TopREAL Web-Team unterstützt Sie gerne Gerne unterstützen wir Sie dabei, Ihre entsprechenden Informationsblätter auf Ihrer Website zu implementieren. Darüber hinaus wird TopREAL – auf Wunsch – bei all jenen Anfrage-Formularen, die auf Websites über das TopREAL Standard IOL laufen, sowie bei Ihrer TopREAL LiveOffer VRUG-Seite kostenlos eine entsprechende Möglichkeit zur Information sowie zur aktiven Einwilligung durch den User integrieren. Ähnlich wie bei VRUG und FAGG wird TopREAL in diesem Zusammenhang wieder Standard-Texte zur Verfügung stellen, die gerne individuell geändert werden können. Auch könnte hier z.B. die Einwilligung zum Newsletter-Abo gleich zusätzlich integriert werden – Stichwort Zweckbindung der Daten. Sie haben eine individuell programmierte Objektdarstellung auf der Website, die Sie über TopREAL bedienen? Kontaktieren Sie uns, wir beraten Sie gerne über die technischen Möglichkeiten. Wie vergrößern Sie die Datensicherheit? Mit der DSGVO soll die Datensicherheit bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten in Zukunft noch effektiver gewährleistet werden. Dabei ist unter anderem auch die Passwortsicherung behandelt. Wie Sie sicher wissen, können Sie in TopREAL Ihren Account mit einem Passwort schützen. Ihr TopREAL Administrator kann für Ihr Büro eine Passwort-Mindestlänge festschreiben. Nützen Sie den Passwortschutz, wenn Sie es noch nicht tun! Abschließend möchten wir höflich darauf hinweisen, dass wir unser Angebot betreffend TopREAL nach besten Wissen und Gewissen entsprechend den zur Verfügung stehenden Informationen zur neuen DSGVO durch die WKO sowie ÖVI entwickeln, allerdings keinerlei Garantie oder Haftung übernehmen können. Auch beraten wir Sie gerne hinsichtlich technischer Umsetzungsmöglichkeiten – eine verbindliche rechtliche Auskunft oder Beratung können wir jedoch nicht erteilen. Hier bitten wir Sie, sich an Ihren juristischen Berater zu wenden. Ihr TopREAL Team
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